Introdução ========== Com o surgimento dos primeiros computadores pessoais – e com eles a facilidade de gerar textos e documentos digitais – houve previsões de que o papel estava fadado ao esquecimento. Além de esta previsão não se concretizar, ocorreu justamente o oposto: a quantidade de dados em jornais, revistas, livros e outros documentos em papel aumentaram consideravelmente. O crescimento de informações não se deu apenas em papel, de acordo com o estudo “Quanta Informação – 2003”, realizado pela Universidade da Califórnia. A quantidade de informação produzida em todo o mundo dobrou de 1999 a 2002, e aumenta 30% a cada ano; a maior parte encontra-se em mídia magnética. O gigantesco crescimento na produção e o acesso a informações nos últimos anos não foram acompanhados por uma política arquivística adequada nas organizações. Em uma empresa, o volume de documentos gerados e acumulados no decorrer das atividades. Por diversas vezes, as informações encontram-se duplicadas, desorganizadas e dispersas, transformando os arquivos em verdadeiros “arquivos mortos”, e os documentos somente são lembrados quando precisamos deles, e não os encontramos. A dificuldade em encontrar as informações desejadas não se dá apenas quando elas estão em papel. As novas tecnologias não podem ser utilizadas como solução, pois se os documentos não forem armazenados com técnicas arquivísticas e critérios adequados, o problema apenas muda de formato. O custo para armazenar e conservar os documentos torna-se alto em função do espaço físico disponível e das condições ambientais adequadas à preservação. Por outro lado, se documentos forem eliminados sem critérios adequados, poderão acontecer prejuízos incalculáveis. Conceitos Fundamentais ---------------------- Arquivo ^^^^^^^ De acordo com a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, arquivos são conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. “Arquivo” também pode ser usado para designar: - conjunto de documentos; - móvel para guarda de documentos; - local onde o acervo documental deverá ser conservado; - órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja guardar e conservar a documentação; - títulos de periódicos. Documento ^^^^^^^^^ Os documentos são registros de informação, em qualquer suporte, inclusive o magnético ou óptico. Ou seja, o documento é o registro material da informação. Os documentos de arquivo são os produzidos ou acumulados por uma pessoa ou organização, pública ou privada, no exercício de suas funções. Eles são sempre originais, únicos e autênticos. Estas características distinguem os documentos de arquivo dos de biblioteca, museu ou centros de documentação. A finalidade dos museus e bibliotecas é essencialmente cultural, enquanto a dos arquivos é primordialmente funcional, embora o valor cultural também esteja intrínseco. Arquivística ^^^^^^^^^^^^ A arquivística – considerada ciência, disciplina, técnica e arte – é o conjunto de conhecimentos teóricos e práticos relativos à organização de arquivos. São tarefas essenciais do responsável pelos arquivos: o reconhecimento e a conservação de documentos de valor permanente; a elaboração dos respectivos instrumentos de pesquisa; a eliminação de documentos de valor transitório; e o controle dos arquivos em formação. O arquivista ocupa-se, também, de análise, identificação, avaliação, arranjo, descrição, conservação, restauração, reprodução e uso dos arquivos como fonte histórica. Classificação de Arquivos ------------------------- A principal finalidade de um arquivo é servir à Administração, tendo como instrumento de apoio os documentos por ele protegidos e preservados, visando à sua utilização. Os arquivos são classificados conforme os estágios de arquivamento pelos quais os documentos tramitam. Essas fases – definidas como a Teoria das Três Idades – são: corrente, intermediária e permanente. Cada um desses estágios corresponde a procedimentos técnicos diferenciados e, como uma reação em cadeia, o tratamento despendido aos documentos na idade corrente condiciona, de forma direta, o desenvolvimento das atividades arquivísticas nas idades intermediária e permanente. Arquivo Corrente ^^^^^^^^^^^^^^^^ Na fase corrente, a administração de documentos implica técnicas que visam, sobretudo, à economia e à eficiência: o mínimo de tempo e energia com o mínimo de despesa. Seu princípio básico é a ordem. Pela adoção de métodos de classificação, arquivamento e indexação adequados, informa-se a localização dos documentos, enquanto estão em processo, e designa-se esta localização para referência posterior. O uso dos documentos caracteriza-se pelo seu valor primário, ou seja, o fim para o qual foram criados. São documentos freqüentemente consultados, cumprindo finalidades que motivaram sua criação. Arquivo Intermediário ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ São os arquivos que têm sob sua guarda documentos originários do arquivo corrente, que, embora pouco consultados, ainda servem à Administração que os produziu e aguardam sua destinação final. Arquivo Permanente ^^^^^^^^^^^^^^^^^^ Na fase permanente, o arquivo compõe-se de documentos que já perderam seu valor administrativo, porém preservam valores históricos, probatórios e informativos que devem ser definitivamente preservados. Estes documentos são inalienáveis e imprescritíveis e devem ser preservados no suporte em que foram criados. Conhecendo Melhor a Gestão Documental ------------------------------------- Conceito ^^^^^^^^ Conjunto de métodos e procedimentos administrativos referentes às atividades do ciclo vital dos documentos, desde a criação até a eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente, considerando-se planejamento, organização, controle e coordenação dos recursos humanos, materiais e operacionais. Objetivos ^^^^^^^^^ a) Objetivo geral: racionalizar o ciclo documental; b) Objetivo específico: garantir a disponibilidade da informação governamental na hora e local exatos, atendendo às necessidades de órgãos e administrações; c) Objetivo referente ao acesso: de acordo com o art. 216, parágrafo 2º, da CF de 1988, "Cabem à Administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitam"; d) Objetivo referente à preservação: assegurar a eliminação dos documentos que não apresentam valor administrativo, fiscal e legal para a administração da pesquisa científica; e) Objetivo referente ao uso de novas tecnologias (automação, microfilmagem): assegurar o uso adequado da micrografia do processamento automatizado de dados e de outras técnicas avançadas na área de gestão da informação. Vantagens ^^^^^^^^^ Uma das vantagens na aplicação da gestão de documentos em uma organização se dá pela economia do custo operacional. Ela é obtida mediante a da racionalização dos procedimentos de produção, tramitação, utilização e destinação final dos documentos. Com um planejamento adequado, a produção dos documentos é limitada ao essencial, assim como a quantidade de vias e cópias. O trâmite também é reduzido, evitando-se a perda de tempo e a passagem do documento por setores sem que haja necessidade legal ou agregação de valor. O espaço para guarda é otimizado pela redução da massa documental obtida através da avaliação e eliminação dos documentos. Com a adoção desses procedimentos, haverá economia de espaço, tempo, trabalho e, conseqüentemente, dinheiro. A implantação da gestão documental, além de reduzir custos, aumenta a eficiência da organização, agilizando a recuperação das informações. Estas informações tornam-se grandes aliadas do administrador no processo de tomadas de decisões e contribuem para a preservação da memória da organização quando estruturadas com base na gestão documental. Fases da Gestão Documental -------------------------- Produção ^^^^^^^^ Otimiza a utilização dos documentos, ao evitar a produção dos que não são essenciais e ao diminuir o volume dos documentos a serem manuseados, controlados e armazenados. Uso/Tramitação ^^^^^^^^^^^^^^ * Controle do fluxo documental; * Utilização e conservação dos documentos; * Sistemas de arquivos e de recuperação de informação; * Gestão de arquivos; * Gestão de correios e telecomunicações; * Seleção e gestão de copiadoras; * Análise de sistemas; * Centros de arquivamento intermediários. Destinação ^^^^^^^^^^ * Avaliação da massa documental; * Eliminação de documentos; * Identificação e descrição das séries de documentos; * Estabelecimento de programas de conservação e preservação de documentos; * Avaliação de documentos; * Transferência de documentos. Espécies (Tipos) Documentais ---------------------------- As espécies documentais usadas na Seção Judiciária do Rio de Janeiro estão disponíveis na Intranet, na página de Comunicações Administrativas. Listamos abaixo algumas das espécies mais comuns: Memorando (Documento) ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ MEMORANDO é o tipo de documento utilizado para formalizar a comunicação interna entre as unidades do TRF2, SJRJ, SJES, e CJF inclusive entre as Áreas da Administração e Judiciária, quando se trata de assuntos simples ou rotineiros. O MEMORANDO objetiva atender, entre outros, aos seguintes casos: #. solicitação de execução de serviços; #. compras de materiais; #. marcação de reuniões; #. solicitação de informações; #. encaminhamento de documentos e providências rotineiras. **EMISSÃO**: O MEMORANDO pode ser emitido pelos gerentes das unidades das Áreas Judiciária e da Administração. Ele também é a correspondência usada para formalizar a comunicação entre a chefia imediata e os servidores, bem como entre membros de grupos de trabalho e comissões. As comunicações dirigidas aos magistrados e que não possuem caráter administrativo devem ser feitas por meio de OFÍCIO. Ofício (Documento) ^^^^^^^^^^^^^^^^^^ OFÍCIO é o tipo de documento utilizado para formalizar a comunicação oficial com outros órgãos ou autoridades públicas; particulares, em caráter oficial; magistrados. **EMISSÃO**: São competentes para emitir OFÍCIO: os Desembargadores Federais, o Diretor do Foro, os Juízes Federais Diretores das Subseções Judiciárias, Magistrados, o Diretor da Secretaria Geral e os demais Diretores das Áreas Judiciária e da Administração. Informação (Documento) ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ A INFORMAÇÃO é a nota manuscrita, datilografada ou digitada pela qual se fornecem, por solicitação ou determinação, elementos necessários e esclarecimentos sobre assuntos ou matérias que devem ser objeto de decisões de autoridades competentes. **EMISSÃO**: São competentes para proferir INFORMAÇÕES os dirigentes e servidores conhecedores do assunto tratado. Portaria (Ato de Gestão) ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ PORTARIA é o ato administrativo de caráter interno, emitido com as seguintes finalidades: #. constituir comissões e grupos de trabalho; #. designar servidor para exercer ou substituir função de confiança; #. conceder licenças, vantagens e outros direitos; #. aplicar penas disciplinares; #. elogiar servidor; #. definir atribuições e critérios para o desenvolvimento de trabalhos; #. aprovar e implantar regulamentos de serviço; #. definir a lotação de servidores; #. autorizar a disposição de servidor para outro órgão; #. dispensar servidor de função gratificada; #. aprovar escalas de trabalho; #. tornar portaria sem efeito. **EMISSÃO**: São competentes para emitir PORTARIA o Presidente, o Vice-Presidente, o Corregedor, o Juiz Federal Diretor do Foro, os Juízes Federais Diretores das Subseções Judiciárias e os possuidores de delegação específica. Sistemas de Classificação Funcional =================================== O Sistema de Classificação Funcional consiste na ordenação hierarquizada das funções e atividades desempenhadas por determinada instituição, representada em classes e subdivisões, segundo as quais os documentos são agrupados. Os principais elementos a serem considerados na classificação são as funções, as atividades e os atos. Conceitos de Classificação -------------------------- **Classificação**: agrupamento de elementos de acordo com suas diferenças e semelhanças, determinando um local de referência própria a cada grupo de elementos. Classificação de Documentos de Arquivo: refere-se à criação de um sistema representativo do funcionamento e desenvolvimento de determinada instituição. Segundo esse sistema, os documentos produzidos ou recebidos são agrupados conforme seus elementos semelhantes e/ou diferentes, dispostos em determinada ordem de classes e subdivisões. O arquivista norte-americano Schellemberg afirma que “os princípios de classificação determinam o agrupamento de documentos em pequenas unidades e o agrupamento destas em unidades maiores, arranjados segundo um plano destinado a facilitar seu uso corrente”. **Classificação Funcional**: consiste na ordenação hierarquizada das funções e atividades desempenhadas por determinada instituição, representada em classes e subdivisões, segundo as quais os documentos são agrupados. Os principais elementos a serem considerados na classificação são as funções, as atividades e os atos. **Função**: toda competência de um órgão ou entidade com vistas a cumprir os objetivos de sua criação. A função engloba as atribuições estatutárias ou regimentais, as responsabilidades e a missão do órgão. **Atividade**: ação desempenhada para cumprir uma determinada função. Divide-se em Atividade-Fim e Atividade-Meio. **Atividades-Fim**: são executadas em funções específicas, próprias daquele órgão, razão da existência da entidade. **Atividades-Meio**: constituem o apoio, os meios utilizados pelo órgão para atingir seus fins. Executam funções básicas auxiliares para a sobrevivência de todo e qualquer órgão. **Atos Políticos**: operações de natureza normativa que determinam uma diretriz a ser seguida em todos os casos do mesmo gênero. **Atos Executivos**: operações de implantação das decisões decorrentes dos atos de natureza política. **Plano de Classificação**: instrumento utilizado para classificar e recuperar os documentos. Estabelece códigos numéricos representativos das diversas classes e subdivisões. **Codificação**: os códigos são associados à classificação, a fim de facilitar o manuseio, a memorização e a localização visual das classes e subdivisões. Podem ser usados códigos cromáticos (associação de cores às classes) e numéricos (existem diversos tipos: decimal, dúplex, bloco numérico, dígito-terminal, alfanumérico, etc.). Abaixo o sistema de codificação decimal adotado pelo Plano de Classificação de Tabela de Temporalidade (PCTT): .. image:: codificacao.png Objetivos do Sistema de Classificação ------------------------------------- Este sistema tem como objetivo a garantia da uniformidade no tratamento da documentação. Sua aplicabilidade agiliza a recuperação da informação e orienta a elaboração da Tabela de Temporalidade. Um Plano de Classificação funcional, baseado nas funções e atividades do órgão, procura recriar a configuração da instituição, a sua missão e as ações desenvolvidas. Este Plano permite que o arquivo reflita o desenvolvimento e o funcionamento da instituição, pois as atividades por ela realizadas geram documentos. As classes e subclasses são estabelecidas para as várias atividades e atos administrativos. Caso a instituição passe por reorganizações administrativas, ainda que as denominações das unidades se modifiquem, a classificação continuará a mesma, já que as funções e atividades em geral não se alteram. Entre as vantagens da adoção do Plano de Classificação, podemos citar as mais importantes: * Conservar os documentos de maneira ordenada e acessível, proporcionando um local próprio para cada dossiê; * Recuperar a informação contida nos documentos com rapidez e segurança; * Racionalizar a produção documental, por meio de um controle eficiente da quantidade e qualidade dos documentos produzidos e uma tramitação mais racional; * Reduzir a proliferação indiscriminada de fotocópias e arquivos paralelos, por meio do aumento da confiança no arquivo e em seus instrumentos. * Facilitar a avaliação e seleção documental, agilizando o processo de identificação e a triagem dos documentos para preservação ou eliminação; * Promover a economia de recursos materiais, financeiros e a otimização dos recursos humanos e de informática, por meio da racionalização dos procedimentos, atividades e serviços de arquivo; * Otimizar o uso do espaço físico ocupado com documentos, sobretudo nos arquivos correntes; * Proporcionar aos servidores um melhor ambiente na área dos arquivos correntes, reduzindo o contato com poeira e microorganismos por conta da conservação de menos documentos no local; * Preservar a memória institucional, tornando os arquivos importantes instrumentos de prova das ações governamentais e de proteção de direitos dos servidores e do cidadão, uma vez que o Plano de Classificação reflete as funções e atividades desempenhadas pela instituição. Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade - PCTT ------------------------------------------------------- É o instrumento de trabalho elaborado para sistematizar de maneira hierárquica o assunto tratado nos documentos produzidos e recebidos por determinado organismo ou órgão, no desempenho de suas atividades. Tem como objetivo garantir a uniformidade no tratamento da documentação. Sua aplicabilidade agiliza a recuperação da informação e orienta a elaboração da Tabela de Temporalidade. Aplicação do PCTT ----------------- Pode ser aplicado simultaneamente nos Arquivos Setoriais e no Arquivo Central. O ideal é aplicá-lo nos documentos atuais e, progressivamente, ir classificando os documentos acumulados ao longo dos anos, sempre do mais recente para o mais antigo. Primeiro, porque os documentos mais recentes são mais consultados, e a classificação servirá para uma rápida localização. Segundo, porque o volume é menor que o acumulado. A aplicação do Plano de Classificação nos documentos dos setores é fundamental. Além de os documentos serem consultados com mais freqüência, serve como treinamento para os servidores das diversas áreas, que ao classificar aprendem também a consultar com rapidez os documentos armazenados no arquivo corrente. Ajuda a compreender o funcionamento do Plano de Classificação na prática e garante autenticidade aos documentos, uma vez que são tratados próximo ao local de produção, refletindo as funções e atividades para as quais foram gerados. Os responsáveis pela aplicação do Plano nos setores devem ser os mesmos servidores que hoje se encarregam do arquivamento e desarquivamento dos documentos. A partir da implantação do Plano de Classificação nas unidades setoriais, o Arquivo Central só aceitará a transferência de documentos previamente classificados e avaliados. No entanto, a massa documental acumulada ao longo dos anos no Arquivo Central deve também receber tratamento de classificação. A Classificação codifica, numericamente, o assunto a ser tratado no documento e facilita o trâmite, a consulta e o arquivamento de um documento, e ainda orienta o rearquivamento daquele que foi retirado para fins de empréstimo ou consulta. O assunto deve ser aposto na extremidade superior direita da primeira página do documento e preenchido a lápis, pois a classificação pode ser revista no momento do arquivamento corrente ou da transferência para o intermediário. A codificação deverá ser atribuída ao documento no momento da sua expedição ou recepção e irá acompanhá-lo em toda a sua vida útil, seja na tramitação, arquivamento ou rearquivamento, o que confere segurança no desempenho das atividades arquivísticas. Competência para Classificar ---------------------------- O Plano de Classificação pode ser utilizado tanto nos arquivos dos diversos setores da instituição quanto no Arquivo Central. O ideal é que os documentos sejam transferidos ao Arquivo Central devidamente classificados, pois o servidor da unidade, que produziu ou recebeu o documento detém informações para enquadrá-lo na categoria de assunto ou atividade mais adequada. O documento pode ser classificado no Protocolo, no momento de sua autuação. Assim, sua tramitação pelas unidades, com uma definição de arquivamento padronizada, facilita a atividade de guarda temporária nos setores. Os documentos que chegarem ao Arquivo Central sem classificação devem ser devolvidos para os setores remetentes, pois devem ser classificados de acordo com o PCTT, indicando-lhe, inclusive, o prazo de retenção e destinação final.